Veri İşleme Sözleşmesi

Kısaca

• Sakinlerinizin verilerinden siz (yönetim) sorumlusunuz; Kaseron bu verileri yalnızca sizin talimatınızla ve sizin adınıza işler.
• Kaseron bu verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, reklam için paylaşmaz.
• Kaseron verileri korumak için şifreleme, yetkilendirme, şifreli yedek gibi önlemler alır.
• Bir veri ihlali olursa Kaseron size gecikmeden haber verir.
• Sakinleriniz size başvurursa Kaseron cevap vermenize yardım eder.
• Sözleşme bitince verileri indirebilir; sonra Kaseron verileri siler.
• Kanun gereği, verilerin güvenliğinden ikimiz birlikte (müştereken) sorumluyuz.

1. Taraflar

Veri sorumlusu ("Yönetim"): [SİTE/APARTMAN ADI] Yönetimi, yönetici: [YÖNETİCİ ADI], adres: [SİTE/APARTMAN ADRESİ], iletişim: [İLETİŞİM].

Veri işleyen ("Kaseron"): Kaseron, [ADRES], MERSİS: [MERSİS NO], vergi dairesi / no: [VERGİ DAİRESİ / NO], e-posta: kaseronyazilim@gmail.com, KEP: [KEP ADRESİ].

Bu sözleşme, taraflar arasındaki Kaseron Site Yönetim Kullanım Koşulları ve Hizmet Sözleşmesinin ("Ana Sözleşme") ekidir ve onun parçasıdır.

Nasıl kabul edilir? Online kayıtta, kayıt ekranındaki onay kutusu işaretlenerek Ana Sözleşme ile birlikte elektronik olarak kabul edilir; işaretlenen metinlerin sürümü, tarih ve IP adresi kaydedilir. Kaseron'un elle açtığı sitelerde [ONAY ŞEKLİ — ör. imza]. [AVUKAT ONAYI: elektronik onayın ve bu sözleşmenin kutu metninde ayrıca adı geçmeden Ana Sözleşme'nin parçası olarak kabul edilmesinin yeterli olup olmadığı]

Apartman ve site yönetimlerinin çoğunun ayrı tüzel kişiliği yoktur. "Yönetim", kat malikleri adına hareket eden yönetimi anlatır. Yönetici değişirse bu sözleşme yeni yönetimle aynen devam eder (bkz. Ana Sözleşme, "Yönetici değişirse ne olur?"). [AVUKAT ONAYI: veri sorumlusunun hukuken doğru tanımı]

2. Tanımlar

• Kişisel veri: Kimliği belli ya da belirlenebilir bir kişiye ait her türlü bilgi.
• Veri sorumlusu: Verinin neden ve nasıl işleneceğine karar veren. Bu sözleşmede Yönetim.
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak, onun adına veriyi işleyen. Bu sözleşmede Kaseron.
• Alt işleyen: Kaseron'un hizmeti vermek için yararlandığı ve veriye erişebilen başka hizmet sağlayıcı (ör. sunucu sağlayıcısı).
• İlgili kişi: Verisi işlenen kişi (sakin, görevli, personel, ziyaretçi).
• Veri ihlali: Verinin yetkisiz kişilerce ele geçirilmesi, değiştirilmesi, kaybolması veya erişilemez hâle gelmesi.
• Meşru menfaat: İşi yürütmek için makul ve gerekli ihtiyaç; ilgili kişinin temel haklarına zarar vermemek şartıyla.
• Yeterlilik kararı: Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun, bir ülkenin kişisel verileri yeterince koruduğuna dair kararı.
• IP adresi: İnternet bağlantısının numarası.
• Veritabanı: Bilgilerin düzenli olarak tutulduğu kayıt sistemi.

3. Sözleşmenin konusu

Kaseron, Ana Sözleşme kapsamında Yönetim'e Kaseron Site Yönetim uygulamasını sağlar. Bu sırada Yönetim'in sakin, daire, aidat, ödeme, gider, talep, ziyaretçi, belge ve personel kayıtlarını Yönetim adına saklar ve işler.

İşlenen veri türleri:

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, cep telefonu.
• Hesap: kullanıcı adı, şifre (özetlenmiş), giriş kayıtları ve IP adresi, telefon bildirimi aboneliği.
• Daire: blok / daire, malik ya da kiracı bilgisi.
• Para işleri: borç ve ödeme kayıtları, son borç hatırlatma tarihi, dekont fotoğrafları, makbuzlar, banka dökümündeki gönderen adı ve açıklama, sitenin banka hesabı (IBAN, hesap sahibi).
• Site yaşamı: talep metinleri ve fotoğrafları, rezervasyonlar, ziyaretçi adı, plaka ve kargo bilgisi, genel kurul kayıtları, sayaç okumaları.
• Personel: ad, görev, ödeme tutarları ve tarihleri.
• Belgeler: yönetimin yüklediği belgeler.

4. Süre

Bu sözleşme Ana Sözleşme ile başlar ve Ana Sözleşme sona erdikten sonra, Kaseron'un elinde Yönetim'e ait veri kaldığı sürece yürürlükte kalır.

5. Yönetim'in (veri sorumlusunun) yükümlülükleri

Yönetim:

1. Verileri uygulamaya hukuka uygun şekilde girer; her veri için bir hukuki sebebe (KVKK md. 5 veya 6) sahip olduğunu kabul eder.
2. Sakinlerine, görevlilerine ve personeline aydınlatma metnini sunar. Kaseron bunun için bir şablon verir ve uygulamada ilk girişte gösterir; metnin içeriğinden ve doğruluğundan Yönetim sorumludur.
3. Uygulamada kimin hangi yetkiyle çalışacağını (yönetici, denetçi, görevli) kendisi belirler ve gereksiz yetki vermez.
4. Kendi kullanıcı adı ve şifresini korur; iki aşamalı doğrulamayı kullanması önerilir.
5. İlgili kişilerin başvurularını cevaplar.
6. Borç listelerini ortak alanlara asmak gibi, verileri uygulama dışında hukuka aykırı biçimde paylaşmaz.
7. Uygulamanın WhatsApp düğmelerini kullanırsa, mesajın kendi cihazından ve kendi hesabından gittiğini, bunun sorumluluğunun kendisinde olduğunu kabul eder.

6. Kaseron'un (veri işleyenin) yükümlülükleri

6.1 Yalnızca talimatla işleme

Kaseron verileri yalnızca:

• hizmeti vermek için,
• Yönetim'in uygulama üzerinden ya da yazılı olarak verdiği talimatlar doğrultusunda,
• kanunen zorunlu olduğu ölçüde

işler. Verileri kendi amaçları için kullanmaz, satmaz, reklam veya pazarlama için kullanmaz. Bir talimatın kanuna aykırı olduğunu düşünürse Yönetim'e bildirir.

6.2 Gizlilik

Kaseron, verilere erişebilecek çalışanlarını ve kendisi adına çalışanları gizlilik yükümlülüğü altına sokar. Bu yükümlülük, sözleşme bittikten sonra da sürer.

Kaseron'un yetkili yöneticileri teknik olarak bütün site panellerine erişebilir. Kaseron bu erişimi yalnızca destek, hata giderme, Yönetim'in talebi ve hizmetin yürütülmesi için kullanır. Panelde yapılan önemli değişiklikler, kimin yaptığıyla birlikte işlem kayıtlarına yazılır; yalnızca bakmak (görüntülemek) ayrıca kaydedilmez. [ÜRÜN SAHİBİ KARARI: Kaseron yöneticilerinin site paneline girişinin de kaydedilmesi önerilir.]

6.3 Güvenlik önlemleri

KVKK madde 12 uyarınca Kaseron şu önlemleri alır:

6.4 Alt işleyenler

Yönetim, Kaseron'un aşağıdaki alt işleyenlerden yararlanmasına izin verir:

Yapay zekâ özelliği şu an kapalıdır; bu yüzden listede yapay zekâ hizmet sağlayıcısı yoktur. Açılırsa sağlayıcı (Anthropic, ABD) aşağıdaki usulle önceden bildirilir. Güncel liste ayrıca Alt İşleyenler ve Üçüncü Taraf Hizmetler belgesindedir.

Kaseron:

• yeni bir alt işleyen eklemeden ya da birini değiştirmeden en az [ALT İŞLEYEN HABER SÜRESİ — öneri: 30 gün] önce Yönetim'e uygulama içinde haber verir; Yönetim haklı bir sebeple itiraz edebilir,
• alt işleyenlere en az bu sözleşmedeki kadar koruyucu yükümlülükler yükler,
• alt işleyenin ihlalinden Yönetim'e karşı sorumludur.

6.5 Yurt dışına aktarım

Barındırma sunucusu Türkiye'de olsa bile, yukarıdaki listede Türkiye dışında çalışan alt işleyenler (bağlantı hizmeti, telefon bildirimi altyapısı, varsa sunucu dışı yedek) vardır. Bunlara aktarım, KVKK madde 9'a uygun olarak [DAYANAK: ör. Kurul'un standart sözleşmesi] ile yapılır. Standart sözleşme kullanılırsa, imzadan sonra 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirilir. [AVUKAT ONAYI: şifreli içerik ve yalnızca cihaz bildirim adresi gönderilmesinin aktarım sayılıp sayılmadığı]

6.6 İlgili kişi başvurularında yardım

• Bir sakin, görevli ya da personel doğrudan Kaseron'a başvurursa, Kaseron başvuruyu [GÜN, öneri: 3] iş günü içinde Yönetim'e iletir ve kendisi cevap vermez (Kaseron'un kendi veri sorumlusu olduğu konular hariç).
• Yönetim, başvuruya 30 gün içinde cevap verebilmek için Kaseron'dan yardım isteyebilir. Uygulamada tek bir kişinin bütün verilerinin dökümünü almak ya da onları silmek için bir düğme yoktur. "Daireden çıkar", "Görevden çıkar" ve belgelerde "Arşivden kaldır" kaydı yalnızca pasif yapar; kayıt ve dosya sistemde kalır. Kaseron bu tür talepleri veritabanı üzerinden elle, [GÜN, öneri: 10] iş günü içinde yerine getirir. [ÜRÜN SAHİBİ KARARI: kişi bazında döküm ve silme aracı eklenmeli]

6.7 Veri ihlali bildirimi

• Kaseron, Yönetim'in verilerini etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğinde Yönetim'e gecikmeksizin, en geç [SAAT, öneri: 24] saat içinde haber verir.
• Bildirimde, bilinen kadarıyla: ne olduğu, ne zaman olduğu, hangi verilerin ve yaklaşık kaç kişinin etkilendiği, olası sonuçlar ve alınan önlemler yer alır. Bilgiler tamamlandıkça Kaseron eksikleri ayrıca iletir.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü veri sorumlusu olarak Yönetim'e aittir. Kurul, bildirimin öğrenmeden itibaren 72 saat içinde yapılmasını beklemektedir. Kaseron, Yönetim'in bu bildirimi zamanında yapabilmesi için bütün bilgi ve belgeleri sağlar ve isterse bildirim taslağını hazırlar.
• Kaseron bunun için bir iç müdahale prosedürü uygular; prosedürün özeti Bilgi Güvenliği Özeti belgesindedir, tam metni Yönetim'in yazılı talebi üzerine verilir.

6.8 Denetim

• Yönetim, Kaseron'un bu sözleşmeye uyup uymadığını öğrenmek için yazılı bilgi isteyebilir. Kaseron [GÜN, öneri: 15] gün içinde cevap verir.
• Yönetim, yılda en fazla bir kez, [GÜN] gün önceden haber vererek ve gizlilik taahhüdü vermiş bir denetçi aracılığıyla yerinde denetim isteyebilir. Denetim, diğer müşterilerin verilerine erişimi gerektirmeyecek şekilde yapılır. Denetim masrafı [MASRAFI KİM ÖDER — karar verilmeli].
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ve yetkili kurumların talepleri saklıdır.

7. Sözleşme sona erince veriler ne olur?

1. İndirme: Sözleşme bitmeden önce, panel açıkken Yönetim uygulamadaki araçlarla verilerinin bir kopyasını alabilir: gelir-gider raporu (Excel), dekont arşivi (ZIP), makbuz ve hesap dökümleri. Panel kilitliyken indirme yapılamaz. Bu araçların kapsamadığı veriler için Yönetim'in yazılı talebi üzerine Kaseron [İADE YÖNTEMİ VE BİÇİMİ — karar verilmeli] ile kopya verir.
2. Kilitlenme: Abonelik süresi dolup ödeme yapılmazsa panel kilitlenir; yönetici ve sakinler giremez, yönetici yalnızca fatura ve ödeme bildirme ekranını görür.
3. Hiç ödeme yapılmamış deneme kaydı: Deneme süresi ve ardından gelen ek süre (kayıt ekranında yazar; şu an 7 gün) dolduğunda ödeme bildirimi yoksa, sitenin ve ona bağlı kişilerin bütün verileri kendiliğinden ve kalıcı olarak silinir. Ek sürenin son gününde ya da sonrasında Kaseron ödeme bildirimini reddederse Yönetim'e bir gün daha tanınır: veriler reddin ertesi gününün sonuna kadar saklanır, bu sürede yeniden bildirim yoksa silinir. Ek süre sürerken yapılan ret ek süreyi değiştirmez. Kaseron bu bir günü yalnızca kötüye kullanımda tanımadan hemen silebilir. Kişinin başka bir sitede görevi ya da dairesi varsa hesabı silinmez.
4. Ödemesi bir kez onaylanmış müşteri: Abonelik bitince veriler kendiliğinden silinmez. Kaseron verileri abonelik bitiminden sonra en çok [ÖDENMİŞ KAYIT SAKLAMA SÜRESİ — öneri: 180 gün] saklar; bu süre içinde Yönetim ödeme yaparak hizmeti sürdürebilir ya da verilerin kopyasını isteyebilir. Kaseron silmeden en az [SİLME ÖNCESİ HABER SÜRESİ — öneri: 30 gün] önce panel bildirimiyle ve yöneticinin kayıtlı telefonunu arayarak ya da WhatsApp'tan yazarak haber verir. Bu silme için uygulamada bir araç yoktur; Kaseron veritabanı üzerinden elle yapar. Yönetim daha önce yazılı olarak silinmesini isterse Kaseron [GÜN, öneri: 10] iş günü içinde elle siler. [ÜRÜN SAHİBİ KARARI: süre ve silme aracı]
5. Yedekler: Silinen veriler, şifreli gece yedeklerinde yedek saklama süresi kadar (varsayılan 30 gün) daha kalabilir; sonra yedeklerle birlikte silinir. Bu sürede yedekler yalnızca sistemi geri yüklemek için kullanılır.
6. Kanuni saklama: Kaseron'un kanunen saklamak zorunda olduğu kendi kayıtları (ör. abonelik faturaları) bu silmenin dışındadır.
7. Kaseron, silme işleminin yapıldığını Yönetim'in talebi üzerine yazılı olarak bildirir.

8. Sorumluluk

• KVKK madde 12/2 uyarınca, verilerin Kaseron tarafından Yönetim adına işlenmesi durumunda güvenlik önlemlerinin alınmasından Yönetim ve Kaseron müştereken sorumludur.
• Taraflar, kendi kusurlarından doğan zararlardan birbirine karşı sorumludur. Ana Sözleşme'deki sorumluluk sınırlamaları, kanunun izin verdiği ölçüde bu sözleşme için de geçerlidir. [AVUKAT ONAYI]

9. Diğer hükümler

• Bu sözleşme ile Ana Sözleşme çelişirse, kişisel verilerin korunması konusunda bu sözleşme uygulanır.
• Kaseron bu sözleşmeyi kanun değişikliği veya hizmet değişikliği nedeniyle güncelleyebilir; güncellemeyi uygulama içinde [GÜN] gün önceden duyurur. Yönetim'in aleyhine esaslı bir değişiklikte Yönetim Ana Sözleşme'yi feshedebilir.
• Uyuşmazlıklarda Türk hukuku uygulanır; [YETKİLİ MAHKEME İLİ] mahkemeleri ve icra daireleri yetkilidir. [AVUKAT ONAYI: tüketici sayılma ihtimaline göre yetki şartı]

Ek: Taraf bilgileri ve onay

Yürürlük tarihi: [YÜRÜRLÜK TARİHİ]