Kişisel veriler · Sürüm 2026-11
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
Kaseron Site Yönetim'deki her veri türünün ne kadar saklandığını, nasıl silindiğini ve silme işlerinin ne sıklıkla yapıldığını gösterir.
Bu metin taslaktır; yayımlanmadan önce bir hukukçuya inceletilmeli ve köşeli parantezli alanlar doldurulmalıdır.
Kısaca
- Bu politika, Kaseron Site Yönetim'deki bilgilerin ne kadar süre saklandığını ve nasıl silindiğini anlatır.
- Sistem her gün kendiliğinden bir temizlik yapar: süresi dolan oturumları, 12 aydan eski giriş kayıtlarını, 6 aydan eski okunmuş bildirimleri ve 12 aydan eski dekont fotoğraflarını siler.
- Hiç ödeme yapılmamış deneme kaydı, deneme ve ek süre bitince ödeme yoksa bütün verileriyle kalıcı olarak silinir.
- Bir kez ödemesi onaylanmış müşterinin verileri ise kendiliğinden silinmez.
- Bazı kayıtlar için süre henüz belirlenmedi; bunlar aşağıda "[SÜRE — karar verilmeli]" diye işaretlidir ve birer öneri yazılmıştır.
- Silinen bilgiler şifreli gece yedeklerinde yedek saklama süresi kadar (varsayılan 30 gün) daha kalır, sonra yedekle birlikte silinir.
- Bazı silme işleri için programda bir araç yoktur; bunları Kaseron veritabanı (bilgilerin tutulduğu kayıt sistemi) üzerinden elle yapar.
1. Amaç ve kapsam
Bu politika, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 28.10.2017) doğrultusunda hazırlanmıştır.
İki tür veri vardır:
- Kaseron'un veri sorumlusu olduğu veriler: yönetici hesabı, abonelik, fatura, onay ve güvenlik kayıtları.
- Site / apartman yönetiminin veri sorumlusu olduğu veriler: sakin, daire, aidat, ödeme, gider, talep, ziyaretçi, personel kayıtları. Bunlar için Kaseron veri işleyendir; aşağıdaki süreler, yönetimin talimatı ve Veri İşleme Sözleşmesi çerçevesinde uygulanır.
Not: Bu politikanın Kaseron için kanunen zorunlu olup olmadığı, Kaseron'un VERBİS'e kayıt yükümlülüğüne bağlıdır. [AVUKAT ONAYI: çalışan sayısı ve mali bilançoya göre VERBİS kaydı gerekip gerekmediği] Zorunlu olmasa da iyi uygulama olarak hazırlanmıştır.
2. Tanımlar
- Silme: Verinin, ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Yok etme: Verinin kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
- Anonim hâle getirme: Verinin, başka verilerle eşleştirilse bile hiçbir kişiyle ilişkilendirilemez hâle getirilmesi.
- Periyodik imha: Saklama süresi dolan verilerin, düzenli aralıklarla kendiliğinden silinmesi.
3. Verilerin saklandığı yerler
| Yer | Ne var? |
|---|---|
| Veritabanı (sunucu: [SUNUCU KONUMU / BARINDIRMA HİZMETİ SAĞLAYICISI]) | Bütün kayıtlar |
| Dosya alanı (aynı sunucu) | Dekont, fatura / fiş, talep fotoğrafı, belge gibi yüklenen dosyalar; her site için ayrı klasör |
| Şifreli gece yedeği | Veritabanı, dosyaların tamamı ve sistemin ayar dosyası; güçlü şifreyle şifreli (teknik adı: AES-256) |
| Sunucu dışı yedek kopyası ([YEDEK DEPOLAMA HİZMETİ SAĞLAYICISI — kullanılıyorsa]) | Şifreli gece yedeğinin kopyası |
| Kullanıcının cihazı | Çerezler, tercihler, çevrimdışı kayıtlar (bkz. Çerez Politikası) |
4. Saklama ve imha tablosu
"Kendiliğinden" yazan süreler, sistemin her gün yaptığı temizlikte uygulanır. Bu süreler programın içinde tanımlıdır. "Varsayılan" yazan süreleri (dekont süresi, deneme ve ek süre gün sayısı, yedek saklama süresi, otomatik silmenin açık olup olmadığı) Kaseron ayarlardan değiştirebilir.
| Veri | Saklama süresi | Ne zaman / nasıl silinir? | Sorumlu |
|---|---|---|---|
| Oturum bilgisi (giriş anahtarının özeti, IP adresi, tarayıcı bilgisi) | En fazla 30 gün; iki aşamalı doğrulamada bekleyen oturum 10 dakika | Çıkış yapınca hemen; süresi dolanlar her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| "Giriş yaptı" kayıtları (zaman, IP adresi) | 12 ay [AVUKAT ONAYI: 5651 sayılı Kanun kapsamında Kaseron "yer sağlayıcı" sayılırsa trafik bilgisinin saklanma süresi; gerekirse süre biraz uzatılmalı] | 12 aydan eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Hatalı giriş denemesi kayıtları (zaman, IP adresi; kullanıcı adı yazılmaz) | 12 ay, giriş kayıtlarıyla aynı | 12 aydan eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Hata kayıtları (programda hata çıkınca hangi sayfada ve ne zaman çıktığı; kişi, adres ve girilen bilgi yazılmaz, telefon / IBAN / e-posta gizlenir) | 12 ay | 12 aydan eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Günlük iş kayıtları (her gün yapılan temizliğin sonucu: kaç kayıt silindiği) | 12 ay [AVUKAT ONAYI: imha işlemlerinin kaydının en az 3 yıl saklanması beklenir; 12 ay yeterli değilse süre uzatılmalı] | 12 aydan eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Okunmuş bildirimler | 6 ay | 6 aydan eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Okunmamış bildirimler | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: 12 ay] | — | Kaseron |
| Dekont fotoğrafları (sakinin "Ödeme bildir" ile yüklediği) | Ödeme onaylandıktan ya da reddedildikten sonra varsayılan 12 ay (Kaseron bu süreyi ayarlardan değiştirebilir) | Süresi dolanların dosyası her gün kendiliğinden silinir; ödeme kaydı ve makbuz kalır. Silmeden bir hafta önce yöneticiye haber verilir; yönetici hepsini ZIP olarak indirebilir. | Yönetim adına Kaseron |
| Telefon bildirimi aboneliği | Kullanıcı izni sürdükçe | Cihaz aboneliği geçersiz olunca (bildirim gönderilemeyince) kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Kayıt denemesi kayıtları (online kayıt formunun gönderildiği IP adresi) | 90 gün | 90 günden eskiler her gün kendiliğinden silinir | Kaseron |
| Hiç ödeme yapılmamış deneme kaydının bütün verileri (site, daireler, sakinler, ödemeler, dosyalar, bildirimler, işlem kayıtları) | Deneme süresi (varsayılan 14 gün) + ek süre (varsayılan 7 gün) | Ek süre dolunca, ödeme bildirimi yoksa her gün yapılan temizlikte kendiliğinden ve kalıcı olarak silinir (günde en fazla 20 site). Onay bekleyen ödeme bildirimi varsa Kaseron karar verir. Ek sürenin son gününde ya da sonrasında reddederse yöneticiye bir gün daha tanınır (reddin ertesi gününün sonuna kadar saklanır); ek süre sürerken yapılan ret süreyi değiştirmez. Kaseron bu bir günü yalnızca kötüye kullanımda tanımadan siteyi kod onayıyla elle silebilir. Ek süre dolmadan bu kayıtlar hiçbir yolla silinemez. Silinen sitede başka görevi / dairesi olmayan kişilerin hesapları da silinir. Silindiğine dair kısa bir kayıt (site adı, kodu, daire sayısı, silinme nedeni) saklanır. Kaseron otomatik silmeyi kapatırsa site "silinmeyi bekleyenler" listesinde bekler ve elle silinir. | Kaseron |
| Ödemesi bir kez onaylanmış, aboneliği bitmiş müşterinin verileri | Abonelik bitiminden sonra [ÖDENMİŞ KAYIT SAKLAMA SÜRESİ — öneri: 180 gün] | Şu an program bunları silmiyor ve bunun için bir araç yok; panel yalnızca kilitleniyor. Süre dolmadan en az [SİLME ÖNCESİ HABER SÜRESİ — öneri: 30 gün] önce panel bildirimi ve telefonla / WhatsApp'tan haber verilir; sonra Kaseron veritabanı üzerinden elle siler. Kaseron'un açtığı (online kayıt dışı) siteler de yalnızca bu yolla silinebilir. [ÜRÜN SAHİBİ KARARI] | Yönetim adına Kaseron |
| Aidat, borç, ödeme, makbuz, gider kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: yönetimin defter ve belgeleri saklama süresi kadar; abonelik sürerken yönetimin talimatına göre] | Abonelik sürdükçe yönetim karar verir; abonelik bitince yukarıdaki satıra göre | Yönetim |
| Taşınan sakinin kayıtları (daireyle bağı biten kişi) | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: borç ilişkisi kapandıktan sonra 2 yıl, sonra hesabın kapatılıp ad ve telefonun silinmesi] — şu an program bunları silmiyor | "Daireden çıkar" kişiyi yalnızca pasif yapar; kayıt kalır. Silme Kaseron tarafından elle yapılır. | Yönetim |
| Görevden çıkarılan görevlinin hesabı | [SÜRE — karar verilmeli] | "Görevden çıkar" hesabı yalnızca pasif yapar; kayıt kalır. Silme Kaseron tarafından elle yapılır. | Yönetim |
| Talep / arıza kayıtları ve fotoğrafları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: talep kapandıktan sonra 2 yıl] | — | Yönetim |
| Ziyaretçi ve kargo kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: 6 ay] | — | Yönetim |
| Rezervasyon kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: 1 yıl] | — | Yönetim |
| Banka dökümü yükleme kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: ödeme kayıtlarıyla aynı] | — | Yönetim |
| Genel kurul, karar ve bütçe kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: süresiz değil, yönetimin karar defteri saklama süresi kadar] | — | Yönetim |
| Personel ödeme kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; iş ve vergi mevzuatındaki süreler dikkate alınmalı] | — | Yönetim |
| Eski bir özellikten kalan personel alanları (kimlik no, IBAN, engellilik derecesi gibi) | Kullanılmaz; hiçbir ekrandan doldurulamaz, yalnızca eski deneme verilerinde bulunabilir | Site silinince birlikte silinir. [KASERON: bu alanlar veritabanından kaldırılmalı] | Kaseron |
| Yüklenen belgeler, gider faturaları / fişleri | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: yönetimin belge saklama süresi kadar] | Yönetim belgeyi "Arşivden kaldır" ile listeden kaldırabilir; ancak kaldırılan belgenin kaydı ve dosyası şu an sistemde kalır. Silme Kaseron tarafından elle yapılır. | Yönetim |
| İşlem kayıtları (kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı) | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: 2 yıl] | — | Kaseron / Yönetim |
| Aydınlatma metni okundu ve kayıt koşulları onay kayıtları | Kişinin hesabı durdukça | Hesap silinince birlikte silinir | Kaseron / Yönetim |
| Yönetici hesabı | Abonelik ve görevi sürdükçe | Hiç ödeme yapılmamış deneme silinince birlikte; diğer durumlarda [SÜRE — karar verilmeli] | Kaseron |
| Abonelik faturaları ve ödeme kayıtları | [SÜRE — karar verilmeli; vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama süreleri dikkate alınmalı] | Hiç ödeme yapılmamış deneme silinince birlikte silinir | Kaseron |
| Destek yazışmaları | [SÜRE — karar verilmeli; öneri: 2 yıl] | — | Kaseron |
| Şifreli gece yedekleri | Varsayılan 30 gün (Kaseron değiştirebilir) | Süresi dolan yedekler her gece kendiliğinden silinir (sunucu dışı kopyada da). Silme gün sonu hesabıyla yapıldığından bir yedek en fazla bir gün daha kalabilir. | Kaseron |
| Cihazda saklanan çevrimdışı bilgiler | Bkz. Çerez Politikası | Gönderilince ya da giriş sayfası açılınca; diğerleri kullanıcı silene kadar | Kullanıcı |
5. İmha yöntemleri
| Yöntem | Ne için? |
|---|---|
| Veritabanından kalıcı silme | Kayıtlar; satır veritabanından silinir, uygulamadan bir daha erişilemez |
| Dosyanın sunucudan silinmesi | Dekont, fotoğraf, belge gibi dosyalar; dosya diskten kaldırılır |
| Site klasörünün tamamen silinmesi | Hiç ödeme yapılmamış deneme silinirken o sitenin bütün dosyaları |
| Yedeğin silinmesi | Saklama süresi dolan şifreli yedek arşivi |
| Anonim hâle getirme | Şu an kullanılmıyor. [İstatistik için kullanılması düşünülürse eklenmeli] |
6. Periyodik imha
- Sistem her gün bir kez temizlik yapar (sunucu kapalıysa açıldıktan kısa süre sonra). Temizliğin sonucu (kaç kayıt silindiği ya da hata) işlem kayıtlarına yazılır.
- Gece yedekleri her gece 03:30'da alınır ve eski yedekler aynı anda silinir.
- Süresi programda tanımlı olmayan kayıtlar için Kaseron, en geç 6 ayda bir kontrol yapar. Programda bu kayıtları silen bir araç olmadığından, süresi dolanları yönetimin talimatıyla veritabanı üzerinden elle siler. [Kontrol tarihleri: [TARİH 1], [TARİH 2]] [ÜRÜN SAHİBİ KARARI: bu sürelerin günlük temizliğe eklenmesi önerilir]
- Her periyodik imhada ne silindiği kayıt altına alınır. Günlük temizliğin sonuçları işlem kayıtlarında "günlük iş" kaydı olarak tutulur ve 12 ay saklanır. Elle yapılan imhaların kaydı en az 3 yıl saklanır. [AVUKAT ONAYI: günlük temizlik kayıtları için 12 ayın yeterli olup olmadığı]
6A. Saklama ve imha için alınan teknik ve idari tedbirler
Teknik tedbirler: Bütün güvenlik önlemleri Veri İşleme Sözleşmesi 6.3 bölümündeki tabloda ve Bilgi Güvenliği Özetinde yazılıdır. Kısaca: şifrelerin geri çevrilemez biçimde saklanması, iki aşamalı doğrulama, hatalı giriş sınırı, rol bazlı yetki, işlem kayıtları, şifreli ve denetlenen gece yedeği, günlük otomatik temizlik.
İdari tedbirler:
- Verilere erişebilen Kaseron çalışanları gizlilik taahhüdü verir; erişim yalnızca işi gerektiren kişilere tanınır.
- Kaseron yöneticisi yetkisi, görevi biten kişiden hemen alınır.
- Bu politika ve süre tablosu yılda en az bir kez gözden geçirilir.
- Elle yapılan silmeler (tek kişi, ödenmiş kayıt, süresi tanımsız kayıtlar) bir silme tutanağına yazılır: tarih, ne silindiği, kimin talimatıyla, kimin sildiği. [KASERON: tutanak örneği hazırlanmalı]
- Çalışanlar kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirilir. [KASERON: eğitim sıklığı]
[AVUKAT ONAYI: Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme Yönetmeliği'nin saklama ve imha politikasında istediği bütün unsurların bu belgede bulunup bulunmadığı]
7. Başvuru üzerine silme
- Bir kişi, kanundaki şartlar oluştuğu için verisinin silinmesini isterse, başvuru 30 gün içinde sonuçlandırılır.
- Sakin, görevli ve personel verileri için karar yönetime aittir; Kaseron yönetimin talimatıyla siler.
- Tek bir kişinin bütün verilerini silmek için uygulamada bir düğme yoktur; Kaseron bunu veritabanı üzerinden elle, [GÜN, öneri: 10] iş günü içinde yapar.
- Silinen veri, yedeklerde yedek saklama süresi kadar (varsayılan 30 gün) daha kalabilir.
8. Görev ve sorumluluklar
| Görev | Kim? |
|---|---|
| Politikanın güncel tutulması | [KASERON'DA SORUMLU KİŞİ / UNVAN] |
| Günlük temizliğin çalıştığının izlenmesi | [KASERON'DA SORUMLU KİŞİ / UNVAN] |
| Yedeklerin alınması ve silinmesinin izlenmesi | [KASERON'DA SORUMLU KİŞİ / UNVAN] |
| Sitenin kendi kayıtları için saklama süresi kararı | Site / apartman yönetimi |
9. Güncelleme
Bu politika en az yılda bir kez gözden geçirilir. Program içindeki bir süre değişirse politika da güncellenir.
Yürürlük tarihi: [YÜRÜRLÜK TARİHİ]